Manajemen POAC

PLANNING, ORGANIZING, ACTUATING, CONTROLLING

A.Perencanaan (Planning)

Perencanaan : “Proses yang diatur supaya suatu sasaran atau tujuan masa depan yang masih samar-samar menjadi lebih jelas” (Silalahi, 2001:43). Atau bisa diartikan sebagai

“keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan dimasa yang akan dating dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan” (Siagian, 1997:108) William H. Newman (1962:15) : “planning is deciding in advance what is to be done” (penetuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan) Lousi A. Allen : planning is the determination of a course of action to achieve a desired result” (perencanaan adalah penentuans erangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan) Koontz & O’donnel : planning is function of manager which involves the selection from among alternative of objective, policies, procedures and programs (perencaan adalah fungsi seorang menejer yang berhubungan dengan pemilihan dari berbagai alternative daripada tujuan, kebijaksanaan, prosedur dan program.) George R. Terry (2006) : “tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai amsa yang akan dating dalam hal memvisualisikana serta merumuskan aktifitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai ahsil yang dinginkan” Sasaran : tujuan yang dinginkan yang melukiskan skope yang jelas serta memberikan arah kepada usaha-usaha seorang menejer. Unsur dari sasaran secara umum meliputi : 1). Efisiensi organisasi, produktifitas tinggi dan memaksimalkan laba. 2). Pertumbuhan organisasi, kepemimpinan industrial dan stabilitas organisasi. 3). Pertimbangan dalam kesejahteraan pegawai. 4). Kepentingan sosial dan masyarakat. Jenis perencanaan :

1.      Strategi planning : perencanaan utama meliputi perencanaan startegi umum/ pola dasar tujuan perusahaan.

2.      Strategi manajemen : perencanaan departementasi yang harus dilaporkan setiap tahun.

3.      Perencanaan adminsitrasi : perencanaan yang diatur secara terperinci dan teknikal yang terdiri dari kegiatan dan tugas.

(silalahi, 2001) George R. Terry : jenis perencanaan meliputi : a) Prosedur (procedure) b) Metode (methode) c). standar (standard) d) anggaran (budget) e). program (programs) f) faktor teknis (tecno-factor)

Ø  Unsur-unsur perencanaan

Rudyard Kipling dalam hidupan ada enam pelayan yang bernama : what, why, where, when, how, who :

1)      Tindakan apa yang harus dikerjakan

2)      Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan

3)      Dimanakah tindakan itu harus dilaksanakan

4)      Kapankah tindakan itu dilaksanakan

5)      Bagaimanakh cara pelaksanaan tidnakan tersebut

6)      Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu

Dr. Bennet silalahi (2001) : 1). Penyelidikan (research), 2). penentuan sumber langka (scarce resources), 3). penentuan lingkungan, 4). penentuan kebijakan perusahaan, 5) penetuan wahana (organisasi) Manullang (1977) : 1) tujuan perusahaan 2) politik 3). Prosedur 4). Budget 5). Program

Louis Allen : 1) meramalkan (forecasting) 2). Menetapkan tujuan (establishing objectives), 3) mengacarakan (programming) 4). Meyusun tata waktu (scheduling) 5) menyusun anggaran (budgeting) 6). Memperkembangkan prosedur ( developing procedures) 7) menetapkan dan menafsirkan kebijaksanaan (establishing & interpreting policy) Syarat-syarat perencanaan :

1.      Realistis praktis dan terarah dimana idealisme takluk kepada rasio dan rasio pada pengalaman.

2.       Disusun oleh ahli dalam perencanaan yang sangat faham tujuan utama perusahaan.

3.      Dapat dilaksanakan oleh manajemen tingkat atas, menengah dan bawah secara serempak.

Ada juga berpendapat perencanaan :

1.      harus mempermudah tercapainya tujuan.

2.      harus dibuat orang yang memahami tujuan organisasi dan orang yang mendalami teknik perencanaan

3.      harus disertai rincian yang teliti

4.      harus sesaui dengan pemikiran pelaksanaan

5.      harus sederhana, luwes, pragmatis

6.      didalamnya ada tempat pengambilan resiko

7.      harus merupakan forecasting

Proses perencanaan

1.      seleksi sasaran

2.      penilaian dampak lingkungan

3.      mengadakan ramalan tentang perubahan

4.      evaluasi kekuatan internal perushaan

5.      mempertimbangkan berbagai alternatif tindakan bersama resiko dan imbalannya

6.      pilihan alternatif terbaik

7.      penentuan program spesifik, rencana dan prosedur pelaksanaan

B.Organisasi (Organizing)

Organisasi (Yunani: ὄργανον, organon - alat) adalah suatu kelompok orang yang memiliki tujuan yang sama. Baik dalam penggunaan sehari-hari maupun ilmiah, istilah ini digunakan dengan banyak cara. Dalam ilmu-ilmu sosial, organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik, psikologi, dan manajemen. Kajian mengenai organisasi sering disebut studi organisasi (organizational studies), perilaku organisasi (organizational behaviour), atau analisa organisasi (organization analysis). Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda.

Setiap bentuk organisasi mempunyai unsure-unsur tertentu antara lain :

a)      a.sebagai wadah/tempat untuk kerjasama

b)      b.proses kerjasama sedikitnya dua orang

c)      c.jelas tugas dan kedudukannya masing-masing

d)     d.ada tujuan tertentu

Adapun beberapa asas/prinsip organisasi yang perlu kita ketahui antara lain adalah :

a.       asas perumusan tujuan

b.      asa pembagian kerja

c.       asas pendelegasian wewenang

d.      asas koordinasi

e.       asas efisiensi pengawasan

f.       asas pengawasan umum

Tipe/bentuk/jenis-jenis organisasi antara lain :

a)      a.organisasi garis

b)      b.organisasi fungsional

c)      c.organisasi garis dan staff

d)     d.organisasi panitia

C.Penggerakkan (Actuating)

Yaitu fungsi manajemen yang berhubungan dengan bagaimana cara menggerakkan kerabat kerja (bawahan) agar bekerja dengan penuh kesadaran tanpa paksaan. Menurut Keith Davis (1972) ialah kemampuan pemimpin membujuk orang-orang mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan dengan penuh semangat. Jadi, pemimpin menggerakkan dengan penuh semangat, dan pengikut juga bekerja dengan penuh semangat. Sedangkan menurut Hoy dan Miskel (1987) cenderung mempunyai hubungan dengan bawahan yang sifatnya mendukung (suportif) dan meningkatkan rasa percaya diri menggunakan kelompok membuat keputusan. Keefektifan kepemimpinan menunjukkan pencapaian tugas pada rata-rata kemajuan, keputusan kerja, moral kerja, dan kontribusi wujud kerja. Arahan (Direction): manajer mengemban hampir semua tanggung jawab untuk melembagakan arahan.
Delegasi (delegation) :oragnisasi biasanya mulai mengembangkan struktur yang didesentralisasi, hal ini dapat mempertinggi motivasi pada level bawah, namun muncul krisis bahwa pemimpin terus merasa kehilangan kontrol atas bidang oprasi yang sangat terspesialisasi. Kolaborasi (collaboration) : menekankan spontanitas tindakan manajemen yang lebih besar melalui tim dan penyelesaian perbedaan-perbedaan antar pribadi secara tepat. Kontrol sosial dan pendisiplinan pribadi menggantikan kontrol formal.

D.Koordinasi (Coordination)

Penerapan sistem formal lebih besar daripada pimpinan teras sebagai pengaman. Sistem koordinasi umumnya tidak efektif karena muncul krisis birokrasi, dan ummnya krisis ini akan terjadi jika organisasi menjadi terlalu besar dan rumit untuk dikelola, solusinya adalah kolaborasi. Pada pokoknya pengkoordinasian menurut The Liang Gie (1983:216) merupakan rangkaian aktifitas menghubungkan, menyatupadukan, dan menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya sehingga semuanya berlangsug secara tertib dan seirama menuju ke arah tercapainya tujuan tanpa terjadi kekacauan, percekcoka, kekembaran kerja atau kekosongan kerja.
Dari pengertian ini dapat ditegaskan bahwa pengkoordinasian dalam satuan pendidikan adalah ”mempersatukan rangkaian aktifitas penyelenggaraan pendidikan dan pembelajaran dengan menghubungkan, menyatupadukan, dan menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya sehingga semuanya berlangsug secara tertib kearah yang telah ditetapkan”. Jadi, koordinasi harus menhasilkan penyatuan dari tiap-tiap bagian maupun personel dalam keseluruhan agar ada sinkronisasi yang baik, segala sesuatu berjalan menurut rencana pada waktu yang tepat. Pengkoordinasian mutlak diperlukan dalam organisasi pendidikan karena dalam organisasi pendidikan ada pembagian kerja yang amat substansi yaitu pekerjaan mendidik dan pekerjaan manajemen pada satuan pendidikan dan manajemen pembelajaran untuk mencapai tujuan pendidikan sesuai mutu yang dipersyaratkan.